Modalités
d'
organisation
Organiser un voyage pour le Club...
c'est proposer un projet fédérateur conçu dans l'esprit mutualiste qui nous anime, à l'intention de tous.
Une commission d'harmonisation des voyages...
a été mise en place dans le but de coordonner les projets.
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Composition de la commission :
Claude ALIÉ, responsable de permanence au club les lundis et mercredis...
Maguy LENFANT, Jacques PACANOWSKI. |
Organisateur : Tout membre du Club peut proposer un voyage.
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Modalités de propositions
- Les voyages sont conçus, sur mesure, au meilleur prix, où s'équilibrent culture et loisir. L'organisateur prépare le voyage en s'informant auprès de plusieurs tour-opérateurs, et choisit celui qui offre la meilleure prestation (lieux visités, prix, guides, assurances, etc.).
- Dès que le projet est finalisé, l'organisateur informe la Commission Voyages qui harmonisera les dates, en fonction des propositions déjà connues, pour éviter, autant que possible, que deux ou plusieurs voyages aient lieu en même temps, ou se chevauchent.
- Seul un membre de la Commission inscrira ce voyage (lieu et dates) sur le planning affiché dans la salle d'accueil.
- Dès que le voyage aura été signalé à la commission « Voyages », celle-ci informera les webmestres du site qui en feront paraître les dates, lieu et résumé succinct.
- Ne sont mentionnés que les voyages prévus jusqu'à la fin de la prochaine année scolaire. (par exemple, en avril 2011, il peut être proposé un voyage prévu jusqu'en juin 2012).
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Un classeur déposé dans la salle d'accueil renseigne les adhérents du Club sur :
- le nom et les coordonnées de l'organisateur
- les lieux, dates, prix, nombre de participants, descriptif du voyage
- prestations incluses dans le prix et prestations supplémentaires
- date de la première réunion d'information et montant de l'acompte demandé
- liste d'inscription (manuelle) avec liste supplémentaire.
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N.B. : Les avantages obtenus (gratuités) sont réservés au paiement des pourboires pour l'ensemble du groupe et aux frais d'organisation : ils ne profitent en aucun cas à l'organisateur bénévole du voyage.
Les chèques doivent être établis à l'ordre du T.O. organisateur ; ils ne peuvent, en aucun cas être émis à l'ordre d'un particulier. |
CLASSEUR D'INSCRIPTION |
L'organisateur présentera son voyage dans un classeur déposé sur la table de la salle d'accueil de la façon suivante :
1ère page |
- lieu et dates du voyage
- coût en fonction du nombre de participants
- Nom et prénom de l'organisateur du voyage, avec n° de téléphone ou adresse e-mail
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| Pages suivantes : |
- descriptif du voyage indiqué par l'agence de voyage en accord avec l'organisateur,
- les prestations comprises dans le prix (transport, hébergement, assurances, etc.) et celles qui sont en supplément.
- Puis une ou deux pages prévues pour l'inscription des participants (suivant un modèle proposé à l'organisateur) faisant apparaître le nombre maximum de places proposées, ainsi qu'une liste supplémentaire.
- Les inscriptions se feront manuellement sur la liste prévue, en mentionnant nom, prénom, téléphone, adresse e-mail ou postale.
- L'organisateur mentionnera également la date de versement du premier acompte ainsi que la première date de réunion d'information des participants. Cette réunion peut avoir lieu soit au Club, soit à l'agence de voyage prestataire.
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